Une entreprise propre et ordonnée semble être une évidence, il s’agit pourtant d’une démarche relevant de la Qualité avec des objectifs à la fois économiques et productifs. En effet, les locaux d’une entreprise reflète son professionnalisme aux yeux de la clientèle : la première impression, tant sur l’accueil que sur la présentation, se doit donc d’être irréprochable.
Que représentent les 5 S de la méthode éponyme?
Tout d’abord, les 5 S, tout comme le kaisen, nous viennent du Japon. Les 5 S sont
Seiri signifie littéralement « débarras », ce qu’on peut interpréter par « trier ».
Seiton signifie littéralement « rangement », ce qu’on peut interpréter par « ranger ».
Seiso signifie littéralement « nettoyage », ce qu’on peut interpréter par « nettoyer ».
Seiketsu signifie littéralement « ordre », ce qu’on peut interpréter par « conserver en ordre et propre »
Shitsuke signifie littéralement « rigueur », ce qu’on peut interpréter par « formaliser et impliquer »
A première vue, ces principes semblent être plus indiqués pour des espaces industriels ou des ateliers plutôt que pour les espaces ouverts. Il est certain qu’ordonner et garder l’espace propre permet de prévenir les accidents mais cela permet aussi de trouver les ressources plus rapidement et d’offrir des locaux plus agréables à fréquenter.
L’idée d’améliorer l’efficacité des employés s’inscrit dans la démarche plus générale de production à valeur ajoutée. Mais, la méthode des 5S vise aussi à travailler la résolution des problèmes, quelque soit leurs natures. Améliorer la Qualité au sein d’une entreprise ne se fait pas aisément et mettre en place les processus ou les mesures et analyses est parfois un casse-tête pour les jeunes entreprises. Il existe ainsi plusieurs offres de formations tendant vers de meilleures pratiques entrepreneuriales.
SEIRI
Actuellement, le tri est très à la mode dans les entreprises. Apprendre à jeter est un art et le résultat doit être visible. Se débarrasser ne doit pas vouloir dire tout jeter sans distinction, le recyclage des déchets ou des papiers doit être scrupuleusement organisé et facile d’accès. Chaque poste ou regroupement de postes de travail doit avoir son espace recyclage afin d’automatiser la démarche. Par exemple, garder les impressions non réussies pour en faire des brouillons. Rangez-les dans la boite dans laquelle le papier vierge a été livré en spécifiant « brouillons » sur la tranche.
SEITON
Tout un chacun sait combien ranger permet de ne pas perdre à chercher. Avoir à porter de soi, ce qui est utilisé tous les jours : stylos, papiers… Classer les documents, imprimer le strict nécessaire pour éviter les montagnes de papiers superflus, bons concurrents pour prendre la poussière. Dans cette idée, investir dans des meubles de classements est une bonne méthode pour trouver en quelques secondes le dossier requis à l’instant T.
SEISO
La propreté est facile à obtenir dans un espace ouvert, où il y a peu d’activités salissantes par définition. Toutefois, il y a des règles simples qui s’imposent. Dépoussiérer les bureaux, ordonner papiers et stylos, laver les tasses après utilisation sont le B A BA de la propreté au bureau mais il faut pour autant que ces principes soient partagés par tous.
Si les employés mangent à leur poste de travail et utilisent des poubelles à déchets organiques, veillez avec l’entreprise de nettoyage à adopter une fréquence adaptée pour le ramassage de ces détritus périssables.
De même, les espaces communs comme les toilettes, salles de réunion ou cuisine doivent faire l’objet d’une attention plus particulière encore parce qu’ils reflètent le vivre ensemble. Garnir les placards de détergents divers, d’essuie-tout, de chiffons et d’éponge est aussi une bonne incitation à la propreté.
SEIKETSU
La conservation de l’ordre suppose l’effort de tous et donc une implication managériale. En effet, il est un schéma où les uns s’engagent à faire un calendrier de tours de ménage pendant que les autres baillent aux corneilles en regardant la ville à travers la fenetre aluminium.
Mobiliser l’ensemble des employés et passer de pratiques ponctuelles à des habitudes établies n’est pas chose aisée surtout dans le cadre d’une équipe nombreuse. Mais les processus sont simples et peuvent prendre la forme d’un « guide de bonne pratique au sein des locaux de l’entreprise X ».
SHITSUKE
Maintenir l’ordre et automatiser les bonnes habitudes est ainsi un défi de la direction. Alors qu’il est aisé de mobiliser chacun sur la gestion de son poste de travail, il est plus difficile de maintenir les efforts sur la durée en ce qui concerne les pièces communes.
Ainsi, l’esprit d’équipe semble la réponse adéquate à la problématique des 5S.L’idéal serait de créer une spontanéité partagée qui garantisse un espace de travail propre et rangé sur le long terme…
Ressource :
Takashi Osada “Les 5S, première pratique de la Qualité Totale” aux Editions Dunot, 1993.
Mbassi Yannick 02.21.10 at 10:28
bonjour, juste pour dire que votre site m’instruit beaucoup en matiere de pretique manageriale et pour je vous felicite si possible j’aime rai entrée en contact avec vous . merci
COSTES PIERRE 05.27.10 at 10:01
bonjour
chef de projet d’entreprise, je dois mettre sur pied un projet 5s sur des services administratif
je suis à la recherche de société ayant fait la meme démarche et située proche du département de l’indre
pourriez vous me donner des références
merci
Pierre Costes